Tante volte usiamo un programma semplicemente per abitudine, o per sentito dire, oppure perchè sappiamo usare solo quello…

Vorrei cominciare col dire semplicemente che Microsoft Access è un database.

Un database è necessario quando vogliamo registrare dei dati, ovvero vogliamo registrarli in modo ordinato e con determinate logiche, per averli a disposizione sempre comodi e aggiornati.

Ma cosa significa registrare i dati in modo ordinato e con logica?…e perché serve?

Se ho bisogno di registrare una lista di articoli o dei numeri di telefono o degli importi, lo potrei fare anche semplicemente con un testo, su un documento scritto con Word, o con Pages o con qualsiasi altro programma di scrittura…
ma questi non sono ambienti adatti alla gestione successiva di tali dati: non si possono fare riepiloghi e raggruppamenti, oppure elaborare i numeri e magari fare anche delle operazioni matematiche o logiche.
E’ quindi opportuno l’uso di un programma più appropriato: un database.

La logica di un database è quindi semplicemente quella di archiviare ordinatamente i dati,
con la tranquillità e la certezza di averli e trovarli sempre in quel posto e sempre aggiornati.

Uno dei software più diffusi e conosciuti è senz’altro Microsoft Excel; lo usano tutti, è immediato ed è installato su tutti i computer.
E’ probabilmente più che sufficiente nella maggior parte dei casi semplici, è il programma che usiamo per la gestione di piccoli elenchi personali o per le elaborazioni dati più o meno complicate, è il programma più usato negli uffici di tutto il mondo…
Inoltre Microsoft Excel è un programma facile da usare…
… o probabilmente è solo il più conosciuto, e quindi comunemente usato e condiviso dalla massa…

Fino qui tutto OK

Però un database deve essere pensato e strutturato.
Quindi anche con Microsoft Excel è importante pensare e creare una “struttura” che ci permetta di elaborare poi i dati in modo sicuro e univoco; per esempio:
Uso Microsoft Excel e scrivo il mio elenco di dati in un unico foglio o cartella di lavoro
Poi, nei vari altri file, realizzo i report o le varie elaborazioni o le viste, puntando ai dati che sono sempre e solo nel file principale…

In questa logica anche Microsoft Excel è un database.

Se serve invece qualcosa di più professionale, se serve un software che permetta di archiviare tanti dati, che abbia la possibilità di creare delle maschere di inserimento/modifica/consultazione dei dati, un software con cui personalizzare delle stampe, che siano poi sempre pronte a sintetizzare tutto con un semplice click, …bene allora serve qualcosa in più!

Il database semplice e alla portata di tutti è Microsoft Access. 

Si tratta di uno strumento professionale:
oltre alla possibilità di archiviare tutti i tipi di dati in modo semplice organizzato e logico, ci sono a disposizione degli strumenti di sviluppo, di programmazione, con cui realizzare dei veri e propri software dedicati…

Se hai dei collaboratori che sistematicamente devono inserire dati in un contenitore comune, se sei in un reparto o in un ufficio e devi raccogliere dati di produzione o tecnologici, se il tuo lavoro necessita di un’archiviazione di dati storici da poter poi facilmente consultare anche a distanza di anni… se semplicemente hai un archivio di nomi o codici e vuoi avere la certezza che sia sempre aggiornato e subito disponibile… senza dubbio è necessario qualcosa di più potente rispetto ad Excel.

Microsoft Access è alla portata di tutti; a differenza di altri software di sviluppo ha un prezzo accessibile a tutti, e soprattutto è completo, sufficientemente intuitivo e sicuramente molto funzionale.
Puoi provarlo per un periodo gratuito, oppure in abbonamento mensile/annuale;
scaricalo e installalo direttamente dal sito Microsoft a questo link.

Roberto 🙂